REUNIÃO FINAL — PRÉ-EVENTO
II Curso em Atualidades em Ortodontia
Alinhamento final | Glauber + Equipe + Samps
SLIDE 1 — COMERCIAL | FECHAMENTO DAS VENDAS
Pós-live
As ações previstas para o pós-live foram executadas?
Quantos leads foram trabalhados?
Quantos fechamentos aconteceram após a live?
Todos os leads quentes foram contatados?
Existe alguém ainda em negociação?
Qual o número final de inscritos/pagantes?
Vagas esgotadas
Comunicação de “Vagas Esgotadas” já iniciada;
Validar publicação no orgânico;
Validar criativos/anúncios;
Garantir que WhatsApp, comercial e marketing estejam com o mesmo discurso;
Leads quentes remanescentes → trabalhar fila de espera, sem comunicar reabertura pública das vendas.
SLIDE 2 — CONVIDADOS ESTRATÉGICOS
Cortesias
Alinhamento definido: não trabalhar ingresso com 50% de desconto.
Para pessoas realmente estratégicas, trabalhar convite/cortesia integral, mediante aprovação do Glauber.
Bater hoje:
A lista de nomes já foi levantada?
Cadê a lista completa?
Quais nomes já foram enviados ao Glauber?
Quais foram aprovados?
Quem ainda precisa receber o convite?
Quem já confirmou presença?
Objetivo
Objetivo: sair da reunião com lista fechada + responsável pelos convites.
SLIDE 3 — OPERAÇÃO DO EVENTO
Checklist final
Bater item por item:
Credenciamento;
Lista final de participantes;
Lista de convidados;
Equipe de apoio;
Função de cada pessoa;
Horário de chegada da equipe;
Fluxo de entrada;
Coffee breaks;
Playlist;
Cronograma das palestras;
Intervalos;
Controle de horário;
Encerramento.
Cerimonial
Quem conduz a abertura?
Quem chama cada palestrante?
Falas institucionais definidas?
Ordem das falas confirmada?
Quem controla o tempo e as transições?
Quem resolve imprevistos sem depender do Glauber?
SLIDE 4 — PAINEL DE LED + MATERIAL OFF
Telas do evento
Confirmar produção e aprovação de:
Boas-vindas;
Abertura;
Programação;
Identificação dos palestrantes;
Patrocinadores;
Coffee break;
“Voltamos em X minutos” / contagem regressiva;
Avisos necessários;
Encerramento;
Agradecimento.
Painel: 4,5 m × 1,5 m — materiais preparados especificamente para a proporção do LED.
Material OFF
Sinalização;
Credenciamento;
Crachás;
Materiais dos patrocinadores;
QR Codes necessários;
Materiais impressos;
Brindes/kits;
Identificação dos ambientes.
Pergunta final: tudo produzido, aprovado e com previsão de entrega?
SLIDE 5 — ESTRUTURA TÉCNICA
Validar antes do evento
Painel de LED confirmado;
Operador do LED;
Mesa de som;
Operador de áudio definido;
Microfones;
Passador de slides;
Computador/apresentações;
Teste dos slides no painel;
Internet;
Cabos/adaptadores;
Estrutura para palestrantes;
Teste técnico antes da abertura.
Definir
Definir: horário do teste geral e quem precisa estar presente.
SLIDE 6 — CONTEÚDO E COBERTURA
Operação Samps
2 dias de cobertura mobile
Cobertura mobile
Captação dos principais acontecimentos;
Bastidores;
Público;
Networking;
Patrocinadores;
Máxima captação possível de feedbacks;
Sequência cronológica de Stories;
Mínimo de 2 feedbacks/dia no Feed;
1 Reel para cada palestrante;
Banco de conteúdo para pós-evento.
Gravação profissional — 1º dia
Dino Capelozza — palestra integral
Glauber Meira — palestra integral
2 câmeras;
Captação dedicada de áudio;
Equipe específica de gravação.
SLIDE 7 — PATROCINADORES
Último alinhamento
Todos confirmados?
Logos e materiais recebidos?
Exposição de cada patrocinador definida?
Ativações confirmadas?
Quem estará presencialmente?
O que cada patrocinador fará durante o evento?
Captar imagens das ativações;
Captar depoimentos;
Registrar resultados/oportunidades geradas.
Importante
Importante: aproveitar o evento para produzir prova de resultado dos patrocinadores para renovação e comercialização da próxima edição.
SLIDE 8 — CHECKOUT DA REUNIÃO
NÃO ENCERRAR SEM DEFINIR:
1.Número final de inscritos
2.Status dos leads pós-live
3.Status da campanha “Vagas Esgotadas”
4.Lista final de convidados estratégicos
5.Lista final de participantes
6.Cerimonial e cronograma
7.Todas as telas do LED
8.Todo material OFF
9.Som + LED + teste técnico
10.Responsáveis por cada função
11.Cobertura e gravações
12.Patrocinadores e ativações