Reunião Estratégica
2º Congresso de Atualidades em Ortodontia Diagnóstico e Alinhadores
Alinhamentos da reta final + Estratégia de Captação do Evento
1. Estamos entrando na reta final
Agora entramos na fase em que praticamente tudo deixa de ser planejamento e passa a ser execução.
É o momento de validar se todas as frentes críticas estão organizadas para que o evento aconteça sem improvisos.
Além disso, existem algumas ações que podem aumentar a percepção de valor do congresso e preparar terreno para as próximas edições.
1. Estratégia Comercial da Reta Final
Objetivo
Não vender mais volume.
Vender exclusividade.
Nesse momento, nossa recomendação é mudar completamente a comunicação.
Ao invés de continuar anunciando inscrições abertas, trabalhar a sensação de oportunidade encerrando o processo comercial.
Estratégia sugerida
Após a última Live:
• Encerrar oficialmente as inscrições.
• Comunicação:
Vagas Esgotadas.
• Trabalhar apenas a lista de pessoas que já demonstraram interesse.
• Atendimento individual dos indecisos.
• Gatilho de oportunidade.
• Gatilho de escassez.
• Encerramento definitivo.
A ideia é aumentar conversão sem parecer que ainda estamos tentando vender.
Uma vez sendo possível isso, as vagas que restaram, sugiro usarmos estratégia de liberar para convidados estratégicos ou liberar desconto expressivo para pessoas estratégicas, que faça muito sentido estarem no evento.
1. Alinhamento da Operação do Evento
Além da comunicação, precisamos validar se toda a operação do evento já está desenhada.
Existem diversos detalhes que fazem diferença na experiência do participante e normalmente só aparecem quando o evento começa.
Nossa intenção é apenas apoiar essa organização.
1. Checklist Estratégico do Evento
Cerimonial
Precisamos entender se já existe uma pessoa responsável por conduzir o palco.
Quem fará:
• abertura oficial
• apresentação dos palestrantes
• transições
• avisos
• coffee break
• encerramento
Caso exista, excelente.
Caso não exista, ainda há tempo de estruturar.
Operação Técnica
Quem será responsável por:
• iluminação
• mesa de som
• projeção
• troca das apresentações
• vídeos
• painel de LED (gerador?)
• resolução de problemas técnicos durante as palestras
Tudo isso precisa ter responsáveis definidos.
Fluxo do Evento
Existe um cronograma operacional?
Por exemplo:
Tudo isso precisa estar mapeado para evitar improvisos.
Painel de LED
Já existe todo o material que será exibido?
Por exemplo:
Tela de boas-vindas
Tela de abertura
Tela com patrocinadores
Tela de início das palestras
Tela de Coffee Break
“Retornaremos em 15 minutos”
“Retornaremos em 10 minutos”
“Retornaremos em 5 minutos”
Tela de encerramento
Esses materiais ajudam a manter a percepção de organização durante todo o congresso.
Playlist do Evento - Spotify
Pode parecer detalhe.
Mas muda completamente a percepção do público.
Já foi definida a trilha sonora para:
Recepção
Entrada do público
Intervalos
Coffee Break
Trocas de palestrantes
Encerramento
Uma boa ambientação faz parte da experiência.
1. Reunião Geral de Alinhamento
Nossa sugestão é realizar uma reunião única envolvendo todos os responsáveis pelo evento.
Participantes:
• organização
• cerimonial
• audiovisual
• equipe técnica
• recepção
• comercial
• marketing
Objetivo:
Todo mundo entender exatamente:
quem faz
quando faz
como faz
e quem aciona em caso de imprevistos.
Como teremos eventos em São Paulo e Fortaleza na semana do congresso, essa reunião precisa acontecer já na próxima semana.
1. Captação Estratégica do Evento
Muito além de registrar o congresso
O evento dura dois dias.
Mas o conteúdo produzido pode gerar resultados durante os próximos doze meses.
A maior diferença entre registrar um evento e transformar um evento em ativo de marketing está justamente na forma como essa captação é feita.
1. Real Time
O que acontece durante o evento
Durante todo o congresso nossa equipe atua acompanhando os momentos mais importantes.
Enquanto o evento acontece, produzimos conteúdo em tempo real para que o Instagram permaneça vivo durante toda a experiência.
O Real Time contempla
Cobertura dos bastidores
Recepção dos participantes
Credenciamento
Networking
Entrada dos palestrantes
Momentos espontâneos
Depoimentos rápidos
Stories ao longo de todo o dia
Reels rápidos
Conteúdo para manter o evento acontecendo também no ambiente digital.
1. Por que isso é importante?
Quem já comprou acompanha.
Quem não comprou sente que perdeu.
Esse é um dos maiores gatilhos para gerar desejo pela próxima edição.
As pessoas passam a acompanhar o congresso praticamente em tempo real.
Isso fortalece a autoridade do evento e aumenta a expectativa para o próximo.
1. Captação Profissional das Palestras
Além do conteúdo em Real Time, existe um segundo ativo extremamente valioso.
A gravação profissional.
Nossa recomendação é registrar, principalmente:
Dr. Glauber Meira
Dr. Leopoldino Capelozza
Esses dois conteúdos têm potencial para gerar material durante muitos meses.
1. O evento acaba.
O conteúdo não.
Com esse material podemos produzir:
Cortes para Instagram
Reels
Trechos para anúncios
Vídeos institucionais
Depoimentos
Conteúdo para YouTube
Conteúdo para LinkedIn
Vídeos para página de inscrição
Making Of
Bastidores
Vídeo oficial do evento
Lançamento da 3ª edição
Campanhas patrocinadas
Sequências de Stories
Conteúdo de autoridade
Material comercial
Tudo nasce em apenas dois dias de evento.
1. Pensar na 3ª edição começa agora - se conseguir pensar em um mês, já podemos anunciar ao final.
O maior erro dos eventos é começar a pensar na próxima edição quando o evento termina.
Na prática, a terceira edição começa durante a segunda.
Cada imagem registrada hoje reduz o esforço comercial amanhã.
Cada palestra gravada vira argumento de venda.
Cada Story publicado aumenta o desejo de quem não participou.
E cada conteúdo produzido fortalece a autoridade do congresso para que a próxima edição seja ainda maior.
Essa estrutura tem uma característica que combina muito com a forma como a Samps conduz reuniões: você começa gerando valor com uma visão estratégica do evento, demonstra preocupação genuína com a execução e só então apresenta a captação como uma consequência lógica. Assim, a conversa deixa de ser “comprar filmagem” e passa a ser “investir na construção do patrimônio de conteúdo e da próxima edição do congresso”.